suiteconnect 7

.

– Σε επαγγελματίες που χειρίζονται ηλεκτρονικό υπολογιστή.

π.χ. Πολιτικούς μηχανικούς, Λογιστές, Ασφαλιστές, Δικηγόρους, Συντηρητές, Εργολάβους . . .

– Σε γραμματείς της Γενικής Διεύθυνσης και των υπολοίπων διευθύνσεων.

– Σε διευθυντές των διαφόρων τομέων που θα ασχοληθούν με την οργάνωση ενός σύγχρονου και αποδοτικού γραφείου.

Με δεδομένο ότι η μη αποδοτική λειτουργία του γραφείου δεν επηρεάζει μόνο την γραμματεία αλλά και όλους όσους υποστηρίζονται από το γραφείο, η ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης suiteconnect 7 είναι κατ΄ ουσία απαραίτητη σε όλους.

.

[ ΤΙ ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ; ]

.

Σε τι εξυπηρετεί

Το λογισμικό αυτό δίνει πρακτικές λύσεις σε προβλήματα που η μακρά εμπειρία των στελεχών μας στην οργάνωση των επιχειρήσεων και ιδιαίτερα του τομέα της γραμματειακής υποστήριξης έχει επισημάνει.

Παραδείγματα τέτοιων ουσιωδών προβλημάτων είναι και τα κατωτέρω:

1. Αδυναμία παρακολούθησης των υποχρεώσεων του γραφείου ή των συνεργαζομένων με αυτό.

2. Κακός προγραμματισμός έργου με αποτέλεσμα υπερσυσσώρευση εργασίας την τελευταία στιγμή.

3. Κακή διαχείριση χρόνου με αποτέλεσμα να γίνονται τα επουσιώδη και να αναβάλλονται διαρκώς τα ουσιώδη.

4. Αλλεπάλληλες αναβολές συσκέψεων λόγω «επειγουσών» αναγκών.

5. Πολύτιμα πληροφοριακά στοιχεία ή χάνονται ή δεν είναι σε εύχρηστη μορφή ώστε να χρησιμοποιηθούν ακριβώς την στιγμή που χρειάζονται.

6. Τα αρχεία δεν είναι καλά δομημένα με αποτέλεσμα να μην είναι εύκολη η ανεύρεση των ζητούμενων εγγράφων.

7. Αδυναμία διαχείρισης των αλλαγών εγγράφων-σχεδίων.

8. Αδυναμία τήρησης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για διαχείριση εγγράφων.

9. Η προστασία των ηλεκτρονικών δεδομένων είναι ανεπαρκής ή/ και απαρχαιωμένη, με αποτέλεσμα τεράστια απώλεια χρόνου και συχνές απώλειες σημαντικών εγγράφων (π.χ. backup με κλασσικές μεθόδους).

10. Αποστολή ή δημοσίευση κειμένων που ο τρόπος σύνταξης και η εμφάνιση τους δεν δίδουν καλή εικόνα της εταιρείας.

11.  Ο τρόπος τηλεφωνικής επικοινωνίας εκπέμπει εικόνα μετριότητας.

.

Δώστε λύση στα παρακάτω ζητήματα που σίγουρα σας απασχολούν.

.

Α. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ

.

Preplanning
Καθορισμός προτεραιοτήτων
Προετοιμασία συσκέψεων
Κάνοντας ένα μόνο πράγμα κάθε φορά
Διαχείριση των ραντεβού

.

Β. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

.

Διαδικασίες Βελτίωσης της Επικοινωνίας
Διαχείριση Παραπόνων
Διαχείριση Ταξιδιών
Διαχείριση Εισερχόμενων Κλήσεων
Διαχείριση Χρόνου
Διαχείριση ‘Εργων (Projects)
Διαχείριση ‘Ιστοσελίδων
Διαχείριση Πόρων
Διοργάνωση Εκδηλώσεων
Αξιολόγηση Λειτουργίας Γραφείου

.

Γ. Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

.

Διαχείριση αλληλογραφίας
Διαχείριση εγγράφων προς ενέργεια
Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
Σύστημα παρακολούθησης εκκρεμοτήτων διοίκησης
Σύστημα αρχειοθέτησης

.

Δ. ΣΥΓΧΡΟΝΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

.

Μέθοδοι βελτίωσης λειτουργίας γραφείου
Αποδοτικά Συστήματα Βack-up
Αρχειοθέτηση εγγράφων

Επεξεργασία κειμένου
Ηλεκτρονική υπογραφή και ηλεκτρονική διανομή εγγράφων

Αποστολή SMS
Μαζική αποστολή e-mail

Χρήση λογισμικού (Word – Excel) – Αυτοματισμοί
Η πρόσβαση στα αρχεία (Διαχείριση Passwords)
Paperless office
Διαθεσιμότητα γραφείου από οπουδήποτε άνευ κόστους (αρχείων – emails κ.α.)
Skype ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ.

Αρχείο οικονομικών συναλλαγών και μελλοντικών εισροών

.

ΣΤ. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΙΑΝΙΚΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ & ΑΠΟΘΗΚΗΣ